Párate derecho, escucha a tus mayores, come con la boca cerrada, no olvides peinarte… ¿les suenan conocidas algunas de estas frases? Desde pequeños nos han enseñado a comportarnos, a ser educados, a respetar a los demás; las buenas costumbres: ¡jamás se olvidan!, no obstante, la vida laboral actual, pide nuevos retos y formas de comportarnos que hoy por hoy, nos exigen retomar algunas de esas buenas prácticas e incluir muchas otras, para poder tener una comunicación efectiva y generar un protocolo virtual.
En primera, hay que hablar de los tiempos; acudir de diez a cinco minutos antes de la hora acordada y más tomando en cuenta si eres el anfitrión o quien preside la junta. Asimismo tener una tolerancia de diez minutos una vez iniciada la reunión o al momento de poder acceder a la misma. Es importante acordar desde el principio la duración de ésta, toma en cuenta de que no por el hecho de que estemos de manera virtual, no implica que no tengamos otras ocupaciones o actividades por realizar. Administra bien los tiempos y recuerda abrir una sesión de preguntas y respuestas para que pueda aclararse cualquier punto o interrogante.
Cuida mucho el espacio, encuadre y sonidos ambientales, recuerda que el abrir la ¨puerta¨ de nuestra casa implica compartir algo muy íntimo y que puede ser un distractor para ti y quienes asisten a la sesión virtual.
Utiliza un fondo claro, de preferencia liso, sin adornos o imágenes que saturen la pantalla. Cuida la iluminación, nunca debes de tener luz a tu espalda o lo que se conoce como a ‘’contra luz’’, ya que eso hace que se pierda tu silueta y le quita nitidez a lo que estás proyectando y se ve borroso, por último procura utilizar un plano medio, de la cintura hacia arriba, para que se puedan ver tus manos y que tus movimientos sean acordes a tu comunicación no verbal, sin “manotear”; algo súper importante: pon la cámara de frente. Tu mirada debe ser frente a la cámara, no al recuadro en el que apareces. En cuanto a los ruidos ambientales, procura siempre tener tu micrófono en silencio y participar en la reunión cuando se te pida o para hacer del conocimiento de los demás algo importante.
Controla el volumen de voz; tu volumen debe ser igual al que utilizas cuando no estás de manera presencial, controla tu respiración y recuerda abrir y cerrar el sonido y solicitar la palabra para participar dentro de la reunión. Los audífonos son de mucha ayuda, un tip importante es que solo utilices un auricular dado que, esto te permitirá escucharte y saber que tu volumen de voz es el adecuado, además estar al pendiente de lo que sucede alrededor y estar atento a alguna situación de emergencia que pueda suceder. Haz consciente a los integrantes de tu casa, la importancia y seriedad de las reuniones virtuales por lo que conviene hacer de su conocimiento la hora y día en el cuál se estará conectado.
La vestimenta tiene que ser formal, aunque estemos desde la comodidad de nuestra casa, tenemos que ser conscientes de que debemos lucir y vernos igual a como si estuviéramos de manera presencial, recuerda que estás en horario laboral y por ende debes de darle la formalidad y profesionalismo que esto requiere. No comas frente a la cámara, procura tener algo de beber y no dar tragos antes de hablar o participar. Recoge tu cabello, no uses accesorios llamativos, ni gorras, tampoco lentes, a menos que sean antirreflejantes.
Existen muchas más normas y reglas para incluir en este protocolo virtual, estamos invitados a seguir trabajando en ellas y adaptarnos, para así poder tener una excelente imagen profesional que nos haga responsables de nuestra labor y nos ayude a respetar el quehacer cotidiano: a ti, ¿cuál otra buena regla se te ocurre para incluir en éste protocolo?